Membuat Sebuah System Di Unit Kerja
Hore, Hari Baru! Teman-teman.
Ijinkan saya melanjutkan pembahasan sebelumnya tentang system kerja di perusahaan Anda. Memang ada perbedaan arti dari istilah ‘system’ dalam terminologi teknik, biology, dan management. Tetapi dalam pengelolaan perusahaan atau unit kerja, menggunakan sudut pandang management tentunya jauh lebih relevan. Komputer itu hanyalah salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi dan utilisasi system yang kita rancang. Dan sebagai alat, komputer bukanlah segalanya. Jadi, janganlah terlalu berkecil hati jika perusahaan Anda belum memiliki ‘system yang terkomputerisasi’. Tentu bagus jika sanggup menyediakan ‘alat’ itu. Tetapi jikapun belum; Anda masih bisa membangun ‘system’ yang handal di unit kerja Anda.
Kemarin kita sudah membahas tentang pentingnya (1) memahami proses bisnis atau alur kerja yang berlaku di unit kerja Anda saat ini dan (2) menentukan alur kerja yang diperlukan. Dengan membandingkan temuan pada kedua langkah itu kita akan menemukan ‘gap’ atau selisihnya. Selisih itu bisa besar, bisa kecil bergantung kepada cakupan system yang sudah ada itu terhadap tuntutan kerja. Jika system itu benar-benar ‘belum ada’ berarti gapnya 100%. Bagi Anda yang tertarik untuk belajar membuat system di unit kerjanya masing-masing, saya ajak untuk memulainya dengan menerapkan 5 kemampuan Natural Intelligence berikut ini:
1. Kumpulkan informasi yang diperlukan. Sangat penting untuk memperoleh informasi secara internal dalam unit kerja Anda agar bisa memastikan system yang Anda bangun nanti benar-benar sesuai dengan kebutuhan kerja mereka. Namun, informasi eksternal pun tidak kalah pentingnya. Informasi eksternal dari unit kerja yang lain mungkin hanya digunakan untuk benchmark, tetapi pemahaman Anda terhadap system yang berlaku di level korporasi sangat berarti untuk memastikan bahwa system yang Anda buat sejalan dengan system yang lebih besar.
2. Buatlah draft system kerja yang hendak Anda terapkan. Sebagai unit Manager atau Supervisor Anda tidak bisa menunggu orang lain membuatkan suatu system kerja yang dibutuhkan oleh unit kerja Anda. Jadi, mulailah membuat draftnya dengan berbekal pemahaman Anda terhadap proses bisnis, kebutuhan aktual dan informasi internal-external yang Anda peroleh. Mungkin tidak sempurna, namun itu merupakan langkah yang sangat menentukan apakah unit kerja Anda akan memiliki system yang baik atau tidak. Jika Anda diam saja, belum tentu seratus tahun lagi ada orang yang peduli. Jadi, buatlah draftnya sekarang juga.
3. Diskusikan draft awal Anda dengan orang-orang yang berkepentingan. Anda tentu mengharapkan agar semua orang dalam unit kerja Anda bekerja sesuai dengan system yang Anda buat. Maka sangat penting bagi Anda untuk mendengarkan pandangan mereka. Tidak semua anak buah Anda harus diminta pendapatnya. Pilihlah mereka yang selalu kritis namun positif dan konstruktif. Mereka yang pasif, sinis, dan selalu bersikap negatif hanya akan menghambat pembuatan system Anda. Selain bawahan, Anda juga patut meminta pandangan dari atasan karena system Anda erat kaitannya dengan kinerja atasan. Rekan sejawat Anda di unit kerja yang lain juga bisa diminta pendapatnya, terutama mereka yang mempunyai keterkaitan kinerja.
4. Uji cobalah system baru Anda dan revisi lagi sesuai hasil evaluasi. Uji coba memberi Anda peluang untuk memeriksa kembali apakah system yang Anda bangun itu benar-benar handal atau tidak. Ini memperkecil resiko yang bisa ditimbulkan dari kesalahan yang mungkin terjadi. Jauh lebih baik melakukan revisi pada saat uji coba daripada membongkar ulang setelah system itu diterapkan secara keseluruhan. Pada tahap ini juga Anda bisa menemukan hal-hal yang tidak dijelaskan didalam text book. Faktanya, perhitungan diatas kertas tidak selalu cocok dengan kenyataan di lapangan. Bergantung kompleksitas system Anda, uji coba bisa dilakukan selama beberapa hari hingga beberapa bulan.
5. Latihlah semua orang dalam unit kerja Anda. Salah satu penyebab utama kegagalan penerapan system di banyak perusahaan adalah kurangnya keterampilan karyawan dalam menggunakannya. Tidak peduli sehebat dan sekeren apapun system yang Anda bangun, jika orang-orang dalam unit kerja Anda tidak mengerti dan tidak terampil untuk menerapkannya; pasti akan menjadi sia-sia saja. Sudah banyak system yang terbengkalai, padahal dibuat dengan biaya yang sangat mahal. Janganlah ikut menambah jumlahnya dengan system Anda yang menganggur. Jadi, latihlah mereka sampai benar-benar terampil menjalankannya.
Jika Anda mempunyai budget yang cukup untuk membuat otomasi system baru Anda itu dengan seperangkat komputer, silakan Anda lakukan. Jika budget Anda terbatas, maka Anda bisa menggunakan program sederhana semisal microsoft excel atau microsoft access. Jika untuk itu pun belum memungkinkan, maka Anda bisa menerapkan system baru Anda secara manual saja. Ingatlah, bahwa ‘system kerja’ Anda adalah nyawanya, sedangkan system komputer hanyalah alat penunjangnya. Memang bagus jika Anda bisa memiliki keduanya. Tetapi jika harus memilih salah satunya; maka lupakanlah system komputer, dan berfokuslah kepada system kerjanya.
Mari Berbagi Semangat!
Dadang Kadarusman
Posted by
Health Care
, Published at
10:12 PM
and have
0
comments
Tidak ada komentar :
Posting Komentar