Jakarta - Pada artikel sebelumnya, dijelaskan bahwa terdapat sejumlah alasan mengapa membawa laptop saat meeting dapat berakibat pada tak optimalnya hasil yang didapat. Minimnya collective learning berakibat tak kuatnya collective decision. Melakukan topless meeting, yang berarti membatasi penggunaan laptop oleh peserta meeting, oleh sebagian kalangan diyakini dapat menjadi solusinya.
Meskipun demikian, tentu tak mudah menjalankan topless meeting, yang merupakan sebuah "budaya baru". Pun, tak semua mau atau mampu menjalankannya. Tetapi jika ingin menjalankannya, berikut ini 10 (sepuluh) kiat agar topless meeting bisa berhasil:
1. Jangan Mendadak. Pastikan undangan meeting dapat disampaikan jauh hari, tidak mendadak, sehingga peserta meeting dapat menyiapkan materinya dengan waktu yang cukup.
2. Berbagi laptop. Jika diperlukan presentasi menggunakan software presentasi dan/atau akses Internet, maka cukup sediakan 1 (satu) komputer atau laptop yang terhubung dengan LCD projector. Gunakan komputer atau laptop tersebut secara bergantian.
3. Kumpulkan Materi. Materi presentasi yang ingin disampaikan hendaknya telah disimpan sebelumnya di dalam komputer / laptop yang digunakan bersama. Jika komputer / laptop tersebut terhubung dengan jaringan (LAN), maka materi presentasi tersebut dapat di simpan dalam folder sharing. Tentu saja tiap peserta meeting dapat menyiapkan backup-nya dalam flashdisk.
4. Distribusikan Minute-of-Meeting. Agar tiap peserta dapat fokus pada diskusi tetapi tetap bisa mendapatkan detilnya seusai meeting, maka catatan atau minute-of-meeting hendaknya langsung didistribusikan kepada peserta seusai meeting. Untuk itu perlu ada seseorang yang ditunjuk hanya untuk mencatat poin-poin penting dalam meeting dan kemudian mendistribusikannya ke para peserta.
5. Batasi Durasi. Beri pengertian kepada tiap peserta meeting untuk menyampaikan gagasan atau laporannya, secara singkat, padat dan jelas. Kalau perlu, berilah batasan waktu dan halaman, semisal tidak lebih dari 15 menit dan/atau maksimal 10 halaman presentasi per orangnya. Jika perlu, tunjuk seseorang sebagai time-keeper untuk mengingatkan soal waktu. Dengan demikian, meeting tidak perlu berlarut-larut dan menjadi menjemukan.
6. Fokus dan Terarah. Meeting yang dilakukan haruslah memiliki tujuan yang jelas terhadap pencapaian yang diharapkan. Kemudian arahkan diskusi di dalam meeting agar tetap fokus pada target pencapaian tersebut. Untuk itu, peserta meeting harus sudah paham apa tujuan dari meeting yang akan atau sedang diikutinya.
7. Berikan hand-out. Untuk materi yang perlu perhatian detil dan rinci, misalnya laporan keuangan atau yang melibatkan angka-angka, perhitungan, formula dan sejenisnya, maka lebih baik disediakan hand-out (hardcopy) bagi peserta meeting
8. Jumlah Peserta. Jumlah peserta meeting haruslah dalam komposisi yang ideal, tidak terlalu banyak dan yang diundang haruslah benar-benar pihak yang akan terlibat secara langsung dalam topik yang didiskusikan. Jika sebuah topik yang didiskusikan tak ada kaitannya dengan sebagian peserta meeting, maka mereka akan menjadi cepat bosan dan menjadi tidak fokus.
9. Silakan di luar. Jika ada peserta meeting yang tak bisa tidak menjawab telepon, membalas e-mail ataupun SMS, mintalah untuk dilakukannya di luar ruang meeting
10. Less laptop is good, but less meeting is better! Tidak semua hal perlu dituntaskan dengan meeting yang terjadwal. Beberapa hal justru bisa lebih efektif jika disampaikan melalui kepada pihak terkait melalui internal mailing-list atau corporate portal. Lebih banyak agenda meeting yang terjadwal akan membuat peserta meeting lebih sibuk menyiapkan materi presentasi ketimbang melakukan kegiatan produktif lainnya.
*) Penulis adalah peneliti ICT Watch dan penulis blog www.donnybu.com. Tulisan ini adalah pendapat pribadi.
Tidak ada komentar :
Posting Komentar